Smart working: tutto quello che devi sapere sul lavoro agile

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Smart working: tutto quello che devi sapere sul lavoro agile. Lo smart working, in italiano lavoro agile, è stato definito nell’ordinamento italiano come:

” Una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.”                                                                              

In questo periodo di emergenza sanitaria legata al nuovo Coronavirus avrete sicuramente sentito spesso parlare di Smart working. Definito anche lavoro agile, lavoro da remoto o, più comunemente, lavoro da casa, è un metodo di collaborazione tra datore di lavoro e lavoratore che consente di svolgere la mansione assegnata da casa. Non si tratta però di un elemento contingente, ma di una opportunità di lavoro che offre molti vantaggi sia ai lavoratori (dipendenti o free lance) che hai datori di lavoro. 

Smart working: cosa è?

lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità.

Cosa serve per lavorare da casa

Lo Smart working è per molti ma non per tutti. Non tutti i lavori, infatti, si possono svolgere da casa perchè le aziende devono essere preparate e perché i lavoratori devono essere forniti di materiale, sia ardware che software) specifico. Cosa serve per lavorare da casa?

Notebook

Ovviamente in cima alla lista delle cose indispensabili troviamo un buon computer. Come orientarsi? Innanzitutto scegliete un PC adatto al tipo di lavoro che dovete svolgere (ad esempio, prediligete una macchina particolarmente pesante in caso di grafica) e non trascurate mai l’ergonomia, sia del laptop (display FullHD, della tastiera e trackpad ergonomici), sia dell’ambiente (poltrona, luci e piano d’appoggio confortevoli).

Un notebook da 15,6 pollici è più che sufficiente per lunghe sessioni di lavoro. Se siete già in possesso di un pc più piccolo, potete pensare di collegarlo ad un Monitor esterno.

Workstation e periferiche

L’ideale sarebbe avere la possibilità di adibire una stanza al vostro lavoro. Vi consentirà di lavorare più concentrati senza le distrazioni famigliari e vi permetterà di assemblare una vera e propria workstation. Di cosa si tratta? Di una scrivania dedicata al lavoro con una strumentazione pensata per massimizzare il comfort e la produttività. Non potranno mancare un PC (od un laptop collegato ad un monitor), mouse, tastiera, webcam, luci confortevoli e, in caso di necessità tavoletta grafica.

Una buona connessione internet

E’ indispensabile per poter trasmettere e ricevere i dati tra lavoratore e datore di lavoro. Ovviamente a seconda del lavoro la mole di documenti da inviare può variare moltissimo. E’ però fondamentale avere una connessione veloce e stabile.

Software

Per lavorare da casa è necessario sapersi organizzare al meglio in modo da agevolare la collaborazione e la comunicazione. Sono sempre di più le applicazioni ed i programmi software pensati appositamente per agevolare il lavoro in team o il lavoro agile. Ecco alcuni dei software più utili per:

  • Slack

E’ uno dei software più conosciuti nell’ambito della collaborazione aziendale. Permette di creare stanze virtuali in cui comunicare, scambiare file, assegnare compiti, gestire conversazioni con più utenti, effettuare chiamate di gruppo. Il claim aziendale recita “where work flows”, ossia “dove il lavoro “fila”. Ecco, uno dei suoi principlai pregi è proprio quello di riuscire a far filare tutto in modo facile ed immediato. Ma non solo! Slack consente anche di integrare funzionalità di Google Drive, di Trello, Google Task, Gmail e altro. Cosa non da poco, Slack prevede un piano base gratuito che si rivela essere più che sufficiente.

  • Discord

Può essere considerato la versione nerd di Slack. Discord è infatti nato allo scopo di mettere in comunicazione i gamers ma ormai è utilizzata da oltre 250 milioni di utenti nel mondo.

Permette di creare gruppi, stanze, conversazioni, ma anche chiamate, condivisione dello schermo e molto altro ancora. Molto utile anche la possibilità di scambiare file di grosse dimensioni. Inoltre consente di rimanere in comunicazione vocale diretta e costante con i componenti del proprio team.

  • Trello

Conosci To Do List? Ecco, Trello è una versione più ampia e con più funzioni. Permette di avere sempre sotto controllo le cose da fare, si possono creare bacheche dove poter inserire liste di impegni o obiettivi (da assegnare a uno o più componenti), si può calendarizzare, integrare con checklist o note. La cosa più utile è che tutte le persone appartenenti al team sono costantemente informate su chi sta facendo cosa, con quali scadenze e priorità. La versione premium prevede piani a pagamento, ma per piccoli gruppi va benissimo la versione gratuita.

  • Cloud

Il cloud è decisamente fondamentale.

    • Google Drive, per tutti coloro che hanno un account Google ci sono 15 GB di spazio gratuiti. E’ poi possibile acquistare ulteriore spazio con piani a pagamento di Google One. Con Google Drive potete lavorare direttamente in cloud su file di testo, fogli di calcolo, presentazioni e tanto altro, potete poi caricare in rete tutto ciò che vi serve e che risulta così raggiungibile anche fuori dall’ufficio. Dovete però verificare che la vostra azienda permette la sincronizzare all’esterno file disponibili internamente.
    • OneDrive di Microsoft, ideale per tutti coloro che intendono lavorare da casa su piattaforma Windows. Il piano gratuito prevede 5 GB di spazio personale, ci sono poi piani a pagamento a partire da 2 Euro al mese per 100 GB.

Parlando di Cloud va doverosamente citato Telegram. Forse non hai mai pensato di usare Telegram per lavoro ma può davvero rivelarsi molto utile in quanto è sincronizzata in cCoud con tutti i vostri dispositivi, ha una gestione dei file eccezionale,  permette di usare # e funzione ‘cerca’ e di creare gruppi e chat piccoli o grandi adattandosi perfettamente alle vostre esigenze.

Lavoro agile, tutti i numeri in Italia

Secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete. Tra i risultati più interessanti dell’ultimo anno emerge l’aumento della diffusione dello Smart Working nelle PMI italiane: i progetti strutturati sono passati dall’8% al 12% attuale, quelli informali dal 16% al 18%. Tuttavia, c’è anche un’ombra: anche la percentuale di imprese disinteressate al tema è cresciuta, in modo preoccupante, passando dal 38% al 51%. Anche la PA nell’ultimo anno ha fatto grandi passi in avanti verso un modello di lavoro “smart”: oggi il 16% delle pubbliche amministrazioni ha progetti strutturati di lavoro agile (nel 2018 era l’8% e nel 2017 il 5%), l’1% ha attivato iniziative informali e un altro 8% prevede progetti dal prossimo anno.

Smart Working, la normativa

La Legge 22 maggio 2017 n. 81 (art. 18-24) disciplina il lavoro agile inserendolo in una cornice normativa e fornendo le basi legali per la sua applicazione anche nel settore pubblico. La legge all’articolo 18 definisce il lavoro agile come:

modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.”. Obiettivo dichiarato è promuovere il lavoro agile per “incrementare la competitività e agevolare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro”.

Con la Direttiva n. 3 del 2017 in materia di lavoro agile a firma del Presidente del Consiglio dei Ministri e della Ministra Madia possiamo dire che si avvia ufficialmente la stagione del “lavoro agile” nelle Pubbliche Amministrazioni.

Il percorso verso lo smart working nella PA è comunque ancora all’inizio: se, infatti, nel 2018 in Italia già il 56% delle grandi aziende aveva avviato iniziative strutturate di smart working, la stessa cosa è avvenuta solo nell’8% delle amministrazioni (dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano).

C’è però da dire che la percentuale è in crescita e che la soluzione Samrt Working viene sempre più presa in considerazione. In futuro guarderemo a questo periodo di emergenza Covid19 anche come l’opportunità per il lancio definitivo del lavoro agile.